Case study: AI-chatbot bespaart advocatenkantoor 30 uur per week

Case study: AI-chatbot bespaart advocatenkantoor 30 uur per week

De uitdaging

Een advocatenkantoor met 25 medewerkers in de Randstad kampte met een groeiend probleem: het team besteedde steeds meer tijd aan het beantwoorden van repetitieve vragen van (potentiele) clienten. Vragen over tarieven, procedures, openingstijden en de status van lopende zaken kostten het kantoor wekelijks tientallen uren.

De situatie voor de implementatie:

• 150+ telefonische vragen per week, waarvan 60% repetitief
• Gemiddeld 12 minuten per telefoongesprek
• 2 secretaresses fulltime bezig met telefoon en e-mail
• Clienten moesten vaak wachten of werden teruggebeld
• Avonden en weekenden: geen bereikbaarheid

De oplossing

In samenwerking met CleverAI Solutions implementeerde het kantoor een [AI-chatbot](/diensten#chatbots) op hun website, gekoppeld aan hun praktijkbeheersysteem.

Fase 1: Kennisbank opbouwen (2 weken)

• 200+ veelgestelde vragen geidentificeerd en beantwoord
• Juridische teksten vereenvoudigd voor clientcommunicatie
• Tariefinformatie en procedures gestructureerd
• Privacy- en compliance-richtlijnen ingesteld

Fase 2: Systeemintegratie (2 weken)

• Koppeling met praktijkbeheersysteem voor zaakstatus
• Integratie met agenda voor het plannen van afspraken
• Koppeling met intake-formulieren
• Escalatiepad naar de juiste advocaat

Fase 3: Training en optimalisatie (2 weken)

• Chatbot getest met echte clientvragen
• Antwoorden verfijnd op basis van feedback
• Tone of voice afgestemd op het kantoor
• Medewerkers getraind in het monitoren van de chatbot

De resultaten na 6 maanden

Kwantitatief:

• 73% van alle clientvragen automatisch beantwoord
• 30 uur per week bespaard op telefoon en e-mail
• Gemiddelde responstijd: van 4 uur naar 15 seconden
• 40% meer intake-afspraken door 24/7 beschikbaarheid
• 35% minder no-shows door automatische herinneringen

Kwalitatief:

• Clienten waarderen de directe beschikbaarheid (NPS +22 punten)
• Secretaresses focussen nu op hoogwaardiger taken
• Advocaten worden alleen gestoord voor inhoudelijke vragen
• Weekenden en avonden: chatbot vangt alles op

Financieel overzicht

| Post | Bedrag |

|------|--------|

| Initiele implementatie | 18.000 euro |

| Maandelijkse kosten | 750 euro |

| Jaarbesparing personeelskosten | 45.000 euro |

| Extra omzet door meer intakes | 30.000 euro |

| Netto resultaat jaar 1 | 48.000 euro positief |

Belangrijke leerpunten

1. <strong>Juridische nauwkeurigheid is cruciaal</strong> - Elke chatbot-antwoord werd gecontroleerd door een jurist voor de livegang
2. <strong>Transparantie over AI</strong> - Clienten weten dat ze met AI spreken en kunnen altijd doorschakelen
3. <strong>Continue verbetering</strong> - Wekelijks worden niet-beantwoorde vragen beoordeeld en toegevoegd
4. <strong>Menselijke escalatie</strong> - Bij emotionele of complexe situaties schakelt de chatbot direct door

Quote van de managing partner

"We waren aanvankelijk sceptisch. Juridische communicatie vereist precisie en empathie. Maar de chatbot levert precies dat: accurate antwoorden in begrijpelijke taal. Onze clienten zijn enthousiast en ons team kan zich focussen op waar ze goed in zijn: juridisch advies."

Wilt u vergelijkbare resultaten?

Elk bedrijf met veel klantcontact kan profiteren van een AI-chatbot. [Bekijk onze chatbot-oplossingen](/diensten#chatbots) of [plan een demo](/contact) om te zien wat het voor uw organisatie kan betekenen.