Case study: Recruitment bureau halveert screeningtijd met AI

Case study: Recruitment bureau halveert screeningtijd met AI

De uitdaging

Een recruitment bureau gespecialiseerd in financiele en juridische functies (15 medewerkers, 400+ plaatsingen per jaar) worstelde met een groeiend probleem: het volume aan sollicitaties steeg, maar de kwaliteit van de eerste screening bleef afhankelijk van handmatige CV-beoordeling.

De knelpunten:

• Gemiddeld 120 sollicitaties per vacature
• 25 minuten per CV voor grondige screening
• Consultants besteedden 60% van hun tijd aan screening, 40% aan klantcontact
• Goede kandidaten werden soms te laat benaderd en waren al van de markt
• Subjectieve beoordeling: verschillende consultants beoordeelden hetzelfde CV anders

De visie

Het bureau wilde hun consultants bevrijden van het tijdrovende screeningswerk zodat ze konden focussen op wat ze het beste doen: relaties bouwen met kandidaten en opdrachtgevers.

De AI-oplossing

Het bureau implementeerde een AI-systeem dat drie kernfuncties combineert:

1. Automatische CV-analyse

AI leest en analyseert binnenkomende CV's en extraheert:

• Werkervaring (functies, duur, bedrijven, branche)
• Opleiding en certificeringen
• Vaardigheden (hard skills en soft skills)
• Carriereverloop en groeipaden
• Taalvaardigheid en beschikbaarheid

Het systeem begrijpt context: "Financial Controller bij een beursgenoteerd bedrijf" weegt anders dan dezelfde titel bij een startup.

2. Intelligente matching

Op basis van de vacature-eisen scoort AI elke kandidaat:

• <strong>Must-haves</strong> - Harde criteria (opleiding, certificering, ervaring)
• <strong>Nice-to-haves</strong> - Aanvullende kwalificaties die waarde toevoegen
• <strong>Culture fit</strong> - Op basis van carriereverloop en motivatie
• <strong>Beschikbaarheid</strong> - Match met gewenste startdatum

Kandidaten worden gerangschikt met een matchscore en onderbouwing: waarom scoort deze kandidaat hoog of laag?

3. Gespreksvoorbereiding

Voor de topkandidaten genereert AI een interviewgids:

• Samenvatting van het profiel
• Aanbevolen gespreksvragen op basis van gaps of bijzonderheden
• Vergelijking met het ideaalprofiel
• Potentiele aandachtspunten en vragen

De implementatie

Maand 1: Voorbereiding

• 2 jaar aan plaatsingsdata geanalyseerd
• Succesvolle en niet-succesvolle plaatsingen vergeleken
• Vacatureprofielen gestandaardiseerd
• Integratiekoppeling met ATS (Bullhorn)

Maand 2: AI-configuratie

• Model getraind op historische matches
• Scoringsmodel gekalibreerd met input van senior consultants
• [Integratie](/diensten#integraties) met jobboards voor automatische import
• Testrun met 10 actuele vacatures

Maand 3: Optimalisatie en uitrol

• Feedback van consultants verwerkt
• Scoring-gewichten bijgesteld per functiecategorie
• Uitrol naar alle consultants
• Training en best practices gedeeld

De resultaten na 6 maanden

| KPI | Voor | Na | Verbetering |

|-----|------|-----|-------------|

| Screeningtijd per vacature | 50 uur | 22 uur | -56% |

| Tijd tot eerste kandidaat | 5 dagen | 2 dagen | -60% |

| Match-kwaliteit (klantbeoordeling) | 7,1/10 | 8,4/10 | +18% |

| Succesvolle plaatsingen/consultant | 28/jaar | 39/jaar | +39% |

| Kandidaat-tevredenheid | 7,5/10 | 8,2/10 | +9% |

De tijdsverdeling verschoof fundamenteel

Voor AI:

• 60% screening en administratie
• 25% klantcontact en relatiebeheer
• 15% kandidaatgesprekken en coaching

Na AI:

• 25% screening en administratie (alleen validatie)
• 40% klantcontact en relatiebeheer
• 35% kandidaatgesprekken en coaching

Financieel resultaat

| Post | Bedrag |

|------|--------|

| Implementatiekosten | 28.000 euro |

| Jaarlijkse licentie | 12.000 euro |

| Extra omzet door meer plaatsingen | 165.000 euro |

| ROI jaar 1 | 312% |

Ethische overwegingen

Het bureau nam bewust maatregelen tegen AI-bias:

• <strong>Blindtesting</strong> - Regelmatig testen of het model eerlijk scoort ongeacht geslacht, leeftijd en achtergrond
• <strong>Menselijke eindcontrole</strong> - AI adviseert, de consultant beslist
• <strong>Transparantie</strong> - Kandidaten worden geinformeerd over AI-gebruik in het proces
• <strong>Uitlegbaarheid</strong> - Het systeem onderbouwt elke score, geen black box

Belangrijke leerpunten

1. <strong>AI vervangt de recruiter niet</strong> - Het versterkt hen door het repetitieve werk over te nemen
2. <strong>Domeinkennis is cruciaal</strong> - De training met senior consultants maakte het verschil
3. <strong>Bias-bewustzijn</strong> - Actief monitoren en corrigeren is een doorlopende verantwoordelijkheid
4. <strong>Kandidaat-ervaring telt</strong> - Snellere respons en beter voorbereide gesprekken verhogen de kandidaattevredenheid

Quote van de directeur

"Onze consultants zijn nu echte adviseurs geworden in plaats van CV-scanners. Ze kennen de kandidaten beter, reageren sneller en maken betere matches. AI heeft ons niet vervangen, het heeft ons beter gemaakt."

Wilt u ontdekken hoe AI uw recruitment proces kan versnellen? [Plan een vrijblijvend gesprek](/contact) en we verkennen samen de mogelijkheden.